Servicekanaal 'Regie en andere rollen'

Welkom op het servicekanaal 'Regie en andere rollen'. Via dit servicekanaal bieden we jou geïntegreerde kennis en informatie over samenwerken en kennisdelen in ketens en netwerken met ICT. Naar aanleiding van vragen, reacties en commentaar op het forum van Ketens & Netwerken wordt de content voortdurend aangepast.

Definitie

Het organiseren van een keten (of een netwerk) door onafhankelijke klanten (vraag) en leveranciers (aanbod) te verbinden als ware het een enkele entiteit. Het doel van ketenregie is (1) waarde te creëren en (2) verspilling te reduceren door de vrijwillige coördinatie van de doelen en activiteiten van betrokken (f)actoren.

Handreikingen & tips

Hieronder staat een regiemodel waarmee de gemeenten (of andere opdrachtgevers) en ketenpartners per speerpunt (een hoofdactiviteit of een arrangement) tot afspraken kunnen komen. Het model is door de gemeente Doetinchem gemaakt in dialoog met ketenpartners en in het kader van de 'jeugdketen'. Het is practice based: er waren al ervaringen in de regio die als positief worden ervaren. Het regiemodel is generiek toepasbaar.

1. Het oppakken van vragen, problemen en/of specifieke doelgroepen is vindplaatsgericht: gezin, buurt, wijk, school etc. Vanuit de vindplaats (= de plek waar kind of jongere thuishoort) vindt de actie plaats.
   
2. Partners kennen de vragen en behoeften van de doelgroep, hebben inzicht in de 'eigen kracht' van de doelgroep.
   
3. Er vindt een ontmoeting plaats met direct betrokken partijen en gemeente om in dialoog problemen, doel en focus (wat wel en wat niet te doen), prestatie-indicatoren en rollen te expliciteren en te benoemen.
   
4. Kernpartners zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van onderlinge afspraken over wie wat doet  (incl. verantwoordelijkheden) en hoe de procescoördinatie is georganiseerd. Deze afspraken zijn bestuurlijk afgedekt.
   
5. Professionals van betrokken partners krijgen ruimte en faciliteiten om met elkaar in teamverband te werken.
   
6. Er is één hoofdaannemer (=probleemhebber) die het aanspreekpunt is voor gemeente en partners. Deze hoofdaannemer maakt concrete afspraken met onderaannemers over inzet, kwaliteitseisen en financiering.
   
7. Tussen hoofdaannemer en gemeente (in de rol van opdrachtgever) worden prestatie-afspraken (ook over doorzettingsmacht) gemaakt, indien nodig worden andere financiers hierbij betrokken. Handhaving van de afspraken ligt bij de gemeente.

Hieronder worden de kernelementen stapsgewijs toegelicht zonder de indruk te willen wekken dat deze volgorde noodzakelijk is. Waar te beginnen hangt af van waar de urgentie wordt gevoeld en gepakt en wat er reeds ontwikkeld is.

Vindplaats: een hoofdactiviteit of arrangement worden georganiseerd zo dicht mogelijk bij de plek waar kind of de jongere thuishoort: gezin, buurt en school. Vroegtijdig schoolverlaten wordt vanuit de school opgepakt, opvoedingsproblemen in of bij gezinnen vanuit de buurt, overlastveroorzakers daar waar de overlast plaatsvindt. Het doel van de gezamenlijke aanpak moet zichtbaar bereikt worden.

Vragen/behoeften van doelgroep: de wensen van een specifieke doelgroep of van de  gebruikers van een hoofdactiviteit zijn bekend bij alle betrokkenen. Dit betekent dat deze worden geïnventariseerd en geëxpliciteerd en dat er regelmatig contact is.

Dialoog: zonder een gedeelde probleemdefinitie alsmede doel en helderheid over rollen en prestaties bij een bepaalde hoofdactiviteit of een arrangement blijft de samenwerking verblijvend. Er is een ontmoetingsplek en moment waarop probleem, doel, rollen en activiteiten met de aangewezen partners worden bediscussieerd en geformuleerd. Kortom, een bijeenkomst waarop keuzes worden gemaakt. Hier wordt ook besproken wie als hoofdaannemer gaat optreden van deze hoofdactiviteit of arrangement.

Hoofdaannemer: voor een hoofdactiviteit of arrangement is één organisatie het centrale aanspreekpunt voor de gemeente. Deze hoofdaannemer maakt afspraken met partners over hun specifieke bijdragen en verantwoordelijkheden. De partners komen daarmee in de rol van onderaannemer terecht. Deze afspraken worden op bestuurlijk niveau van de betrokken partners gemaakt. De hoofdaannemer krijgt de middelen om het gewenste resultaat te halen en gebruikt deze middelen om capaciteit bij de partners in te kopen.

Procescoördinatie (of uitvoeringsregie): per hoofdactiviteit of arrangement is er een persoon die ervoor zorgt dat de gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Deze persoon zorgt ook voor afstemming tussen professionals die betrokken zijn bij een kind, jongere of gezin. Hij/zij werkt aan de condities (faciliteiten, afspraken en scholing) waardoor professionals in teams kunnen werken.

Opdrachtgever: dit is de financier van een hoofdactiviteit en arrangement en heeft daarvoor prioriteiten opgesteld. Waar nodig worden afspraken met andere financiers gemaakt. De financier heeft inzage in de afspraken van de partners en houdt hier toezicht op. De opdrachtgevers zorgt er ook voor dat productafspraken vervangen worden door prestatie-afspraken.

Doorzettingsmacht: het is van tevoren duidelijkheid wat te doen als niet volgens afspraken wordt gehandeld. Professionals weten waar zij terecht kunnen, de coördinator kan terecht bij de wethouder. De wethouder is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de keten. De doorzettingsmacht is geregeld/vastgelegd in de prestatie-afspraken over een hoofdactiviteit of arrangement tussen opdrachtgever en hoofdaannemer.

Regierol
Regie is initiatief nemen voor het expliciteren en realiseren van bovenstaande spelregels. De spelregels moeten per hoofdactiviteit en arrangement en in een samenspel van partners tot stand komen. Regie houdt concreet in:

• de vragen en behoeften van de doelgroep of gebruikers van een hoofdactiviteit met of door partners geëxpliciteerd krijgen;
• ervoor zorgen dat er een dialoog wordt gevoerd met de juiste personen en partners;
• ervoor zorgen dat keuzes worden gemaakt over probleemdefinitie, doel, rollen, activiteiten en prestatie-indicatoren;
• faciliteren dat partners onderlinge afspraken maken en dat verantwoordelijkheden helder zijn;
• erop letten dat de positie van procescoördinator goed is en wordt ingevuld en opgepakt;
• bevorderen dat opdrachtgevers prioriteiten stellen die aansluiten bij knelpunten in de keten en vragen/behoeften van doelgroepen;
• toewerken naar prestatie-afspraken tussen hoofdaannemer en opdrachtgever; en
• zorgen voor faciliteiten zodat professionals optimaal kunnen presteren.